سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) چیست؟

پروژهها به دلیل ماهیت متنوع و غیر تکراریشان ، ساختاری متفاوت از کارهای روزمره جاری سازمانها دارند . با توجه به همین موضوع ، مدیریت پروژه ها همواره مشکلتر از امور اداری و عادی سازمان است و نیازمند توجه بیشتر به ابعاد مختلف و متغیرکار است.مدیریت برای انجام اصلی ترین وظیفه خود یعنی تصمیمگیری در چنین ساختاری ، نیازمند اطلاعاتی دقیق ، سریع ، بروز و کارآمد است تا بتواند تصمیمات خود را بر اساس پشتوانهای معتبر اتخاذ نماید. سازمانهای پروژه محور همواره برای مدیریت قراردادهای خود با مشکلات فراوان روبرو بوده و جمعبندی، پیگیری و تهیه گزارشهای مدیریتی و کسب اطلاعات جامع و کامل پروژههای جاری سازمان، برای مدیران این سازمانها کاری بسیار دشوار و زمانبر بوده است.

سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) مجموعه ای از تکنیکها و ابزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه می باشند که با هدف جمع آوری و ساماندهی اطلاعات موجود در یک پروژه طراحی و اجرا میگردند و مدیران پروژه ها از این ابزار ها و تکنیک ها برای جمع آوری، یکنواخت سازی و توزیع اطلاعات به شکل الکترونیکی استفاده می کنند. سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) می توانند در سطوح بالا و پایین مدیریتی و اجرایی در پروژه ها (شامل کلیه افراد شاغل و تاثیرگذار در پروژه) برای ارتباط با یکدیگر استفاده شوند. سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) کمک شایانی به برنامه ریزی و مدیریت زمان، اجرا و فرآیند اتمام پروژه (Closing) میکنند. در هنگام برنامه ریزی فرآیندهای پروژه، مدیران پروژه میتوانند از ابزار PMIS برای برآورد بهتر هزینه ها و بودجه استفاده نمایند.

اهداف ( PMIS )

• ایجاد یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه برای پروژه ها
• تهیه و تدارک اطلاعات مفید جهت تصمیم گیری مدیریتی
• دسترسی آسان به اطلاعات پروژه توسط کاربران
• بالا بردن سرعتگردش اطلاعات
• بالا بردن سطح امنیت اطلاعات پروژه
• استفاده از گزارشات متنوع و مفید
• ایجاد سیستم مستند سازی مفید پروژه
• بهبود کارایی و اثر بخشی پروژه
• تطبیق پذیری با فرآیند های سازمان و ارتباط با بقیه سیستمهای سازمانی
• پشتوانه اطلاعاتی جهت استفاده از اطلاعات بقیه پروژهای سازمان
• تمرکز زدایی از جهت مدیریت چندین پروژه در سایتهای مختلف و تسهیل ارتباط

PMIS در چرخهی عمر مدیریت پروژه

تشخیص کارکردهای PMIS و نحوه ارتباط آنها با چرخهی عمر مدیریت پروژه بسیار مهم است. این کارکردها در چهار حیطهی اولیه عمل میکنند:

• تثبیت خط مبنای پروژه: شامل تثبیت محدوده، برنامهی زمانی و برنامهی هزینه
• مدیریت کالا: شامل تسریع پاسخگویی به درخواستهای خرید، ردیابی تحویل کالا، و کنترل موجودی
• اندازهگیری عملکرد: که شامل نظارت بر وضعیتپروژه ،تجزیه و تحلیلانحراف از وضعیت مطلوب، ارزیابی میزان بهره وری،وپیشبینیروندها میباشد.
• گزارشدهی: شامل بازنگری بودجه، به روزرسانی و اصلاح برنامههای زمانبندی، آنالیز روشهای جایگزین در برنامه ریزی و اجرا و پیشنهاد اقدامات پیشگیرانه و اصلاحی

+ نوشته شده توسط در سه شنبه نهم خرداد ۱۳۹۶ و ساعت 12:45 |